← Powrót do strony głównej

Regulamin usługi GapRoll

Platforma do analizy zgodności z Dyrektywą UE 2023/970

§ 1. Definicje

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

  1. Usługodawcy — należy przez to rozumieć Headframe sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, Wrocław, ul. Leszczyńskiego 4/77, 50-087 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001227801, NIP: 8971969073, działającą pod marką handlową „GapRoll”;
  2. Usługobiorcy (Kliencie) — należy przez to rozumieć przedsiębiorcę w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, który zawarł Umowę z Usługodawcą na korzystanie z Platformy;
  3. Platformie — należy przez to rozumieć aplikację internetową GapRoll dostępną pod adresem gaproll.eu, służącą do analizy danych płacowych w celu wspierania zgodności z Dyrektywą UE 2023/970;
  4. Dyrektywie — należy przez to rozumieć Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości;
  5. EVG (Equal Value of Work) — należy przez to rozumieć moduł wartościowania stanowisk pracy wykorzystujący sztuczną inteligencję (model GPT-4o), oparty na kryteriach z Art. 4 ust. 4 Dyrektywy: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy;
  6. Raporcie — należy przez to rozumieć raport zgodności z Art. 9 Dyrektywy (sprawozdawczość o luce płacowej), generowany przez Platformę na podstawie danych wprowadzonych przez Klienta;
  7. Umowie — należy przez to rozumieć umowę o świadczenie Usługi zawartą pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie;
  8. Koncie — należy przez to rozumieć indywidualne konto użytkownika utworzone na Platformie, chronione hasłem i identyfikatorem;
  9. Danych Pracowniczych — należy przez to rozumieć dane osobowe pracowników Klienta przetwarzane na Platformie, w szczególności: imię i nazwisko, płeć, wynagrodzenie brutto, PESEL, stanowisko, dział, rodzaj umowy;
  10. RODO — należy przez to rozumieć Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§ 2. Zakres usługi

Usługodawca udostępnia Platformę GapRoll jako narzędzie analityczne wspierające Klienta w procesie zapewnienia zgodności z Dyrektywą UE 2023/970.

Platforma umożliwia w szczególności:

  1. obliczanie luki płacowej ze względu na płeć zgodnie z Art. 9 ust. 1 Dyrektywy;
  2. generowanie raportów zgodności z Art. 9 Dyrektywy (sprawozdawczość o luce płacowej);
  3. wartościowanie stanowisk pracy (EVG) w oparciu o kryteria z Art. 4 ust. 4 Dyrektywy;
  4. obsługę wniosków pracowników o informację płacową (Art. 7 Dyrektywy);
  5. analizę przyczyn źródłowych luki płacowej;
  6. symulacje budżetowe wyrównywania wynagrodzeń (moduł Solio Solver).

Platforma nie stanowi usługi doradztwa prawnego, podatkowego ani kadrowego. Wyniki generowane przez Platformę, w tym oceny EVG, mają charakter wyłącznie informacyjny i pomocniczy. Usługodawca nie świadczy usług prawnych w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych.

Ostateczna odpowiedzialność za zapewnienie zgodności z Dyrektywą, weryfikację wyników analiz oraz podejmowanie decyzji kadrowych spoczywa wyłącznie na Kliencie jako pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy.

Usługodawca dokłada należytej staranności w zapewnieniu poprawności algorytmów i modeli AI wykorzystywanych w Platformie, jednakże nie gwarantuje bezbłędności wyników generowanych automatycznie.

§ 3. Warunki korzystania z Platformy

Usługobiorcą może być wyłącznie przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego. Platforma nie jest przeznaczona dla konsumentów.

Klient rejestruje Konto na Platformie, podając dane identyfikacyjne: nazwę firmy, NIP, adres siedziby, adres e-mail administratora.

Klient jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych dostępowych do Konta, w tym hasła. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim.

Klient zobowiązuje się do korzystania z Platformy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO i Kodeksem pracy, oraz zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.

Klient zobowiązuje się do wprowadzania do Platformy wyłącznie prawdziwych i aktualnych danych pracowniczych. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za wyniki analiz opartych na danych nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych.

§ 4. Obowiązki Klienta w zakresie walidacji wyników

Klient jest zobowiązany do weryfikacji każdego wyniku wygenerowanego przez moduł EVG przed jego wykorzystaniem w jakimkolwiek procesie kadrowym, sprawozdawczym lub decyzyjnym. Wyniki EVG mają charakter sugestii AI wymagającej walidacji przez uprawnionego pracownika Klienta.

Platforma udostępnia mechanizm Manual Override (ręcznej korekty), który umożliwia Klientowi zmianę oceny AI wraz z obowiązkowym uzasadnieniem (Art. 14 Rozporządzenia PE i Rady ustanawiającego zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji — AI Act).

Każda zmiana dokonana przez Klienta jest zapisywana w dzienniku audytu (audit trail) z pełną historią wersji, datą, autorem zmiany i uzasadnieniem.

W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub innego organu nadzoru, odpowiedzialność za wykazanie zgodności z Dyrektywą spoczywa na Kliencie. Platforma dostarcza narzędzia ułatwiające tę wykazalność, lecz nie zastępuje samodzielnej oceny Klienta.

§ 5. Plany subskrypcyjne i płatności

Platforma jest dostępna w modelu subskrypcyjnym z następującymi planami:

  1. Plan Standard — od 149 PLN netto miesięcznie; obejmuje pełną zgodność z Dyrektywą: raport o luce płacowej (Art. 9), moduł EVG z Manual Override, obsługę wniosków Art. 7, eksport PDF;
  2. Plan Pro — od 299 PLN netto miesięcznie; obejmuje funkcje planu Standard oraz: analiza przyczyn źródłowych, przegląd współpracowniczy, Solio Solver, Benchmark Engine;
  3. Plan Enterprise — wycena indywidualna; obejmuje dostęp API, SSO, dedykowane wsparcie, integrację z systemami ERP Klienta.

Ceny podane są w kwotach netto i zostaną powiększone o obowiązującą stawkę podatku VAT (23%).

Opłaty są pobierane z góry, w cyklach miesięcznych lub rocznych, zgodnie z wybranym planem. Faktury VAT są wystawiane automatycznie za pośrednictwem systemu Fakturownia.pl.

Płatności realizowane są za pośrednictwem operatora Przelewy24 (DialCom24 Sp. z o.o.) lub przelewem bankowym na rachunek Usługodawcy.

W przypadku braku zapłaty w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia dostępu do Platformy do czasu uregulowania zaległości.

§ 6. Okres obowiązywania i rozwiązanie Umowy

Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z chwilą rejestracji Konta i aktywacji planu subskrypcyjnego.

Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego 30 dni, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.

Wypowiedzenie następuje poprzez przesłanie oświadczenia na adres e-mail: [email protected] lub za pośrednictwem panelu administracyjnego Platformy.

W przypadku planu rocznego, Klientowi nie przysługuje zwrot proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres, chyba że Usługodawca naruszy istotne postanowienia Regulaminu.

Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

  1. naruszenia przez Klienta postanowień niniejszego Regulaminu;
  2. wykorzystywania Platformy niezgodnie z jej przeznaczeniem;
  3. braku zapłaty przez okres dłuższy niż 30 dni;
  4. działań Klienta zagrażających bezpieczeństwu Platformy lub danych innych użytkowników.

Po rozwiązaniu Umowy Usługodawca usunie dane Klienta zgodnie z procedurą określoną w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych (Załącznik 1 do Regulaminu).

§ 7. Odpowiedzialność i ograniczenie odpowiedzialności

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za należyte świadczenie Usługi zgodnie z niniejszym Regulaminem i obowiązującymi przepisami prawa.

Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu Umowy, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest ograniczona do kwoty równej dwunastokrotności (12x) miesięcznej opłaty subskrypcyjnej uiszczonej przez Klienta w ostatnim pełnym miesiącu rozliczeniowym poprzedzającym zdarzenie wywołujące odpowiedzialność.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

  1. decyzje kadrowe, organizacyjne lub płacowe podejmowane przez Klienta na podstawie wyników generowanych przez Platformę;
  2. niezgodność Klienta z Dyrektywą, Kodeksem pracy lub innymi przepisami, w tym kary administracyjne nałożone przez PIP lub inne organy;
  3. szkody wynikające z wprowadzenia do Platformy danych nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych;
  4. przerwy w działaniu Platformy wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy (siła wyższa, awaria infrastruktury dostawców zewnętrznych);
  5. utratę danych spowodowaną działaniem Klienta lub osób trzecich, którym Klient udostępnił dane dostępowe.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści, utratę danych ani szkody wynikowe, niezależnie od tego, czy został poinformowany o możliwości ich wystąpienia.

Ograniczenia odpowiedzialności określone w niniejszym paragrafie nie mają zastosowania w przypadku szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa Usługodawcy, a także w zakresie, w jakim ograniczenie odpowiedzialności byłoby niedopuszczalne na gruncie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego.

§ 8. Własność intelektualna

Platforma GapRoll, w tym jej kod źródłowy, algorytmy, interfejs użytkownika, dokumentacja, materiały szkoleniowe i nazwa handlowa, stanowi własność intelektualną Usługodawcy.

Klient otrzymuje niewyłączną, niezbywalną, odwoływalną licencję na korzystanie z Platformy w zakresie i na warunkach określonych w Umowie, wyłącznie na potrzeby własnej działalności gospodarczej.

Dane wprowadzone do Platformy przez Klienta pozostają własnością Klienta. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zgodnie z Umową Powierzenia Przetwarzania Danych.

§ 9. Poufność

Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją Umowy, które nie są publicznie dostępne, w szczególności danych finansowych, kadrowych, technicznych i handlowych.

Obowiązek poufności obowiązuje przez cały okres trwania Umowy oraz przez okres 3 (trzech) lat po jej rozwiązaniu.

§ 10. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych pracowników Klienta przez Usługodawcę określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), stanowiąca Załącznik 1 do niniejszego Regulaminu.

Klient jako Administrator Danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest odpowiedzialny za zapewnienie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych swoich pracowników (art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny wynikający z Dyrektywy UE 2023/970).

Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w zakresie i celu określonym w DPA.

§ 11. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, takich jak: zmiana przepisów prawa, zmiana zakresu funkcjonalności Platformy, zmiana warunków technicznych świadczenia Usługi.

O każdej zmianie Regulaminu Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną na adres e-mail powiązany z Kontem, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem przed dniem wejścia w życie zmian.

W przypadku braku akceptacji zmian Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę na warunkach określonych w § 6.

§ 11a. Reklamacje

  1. Klient ma prawo złożyć reklamację dotyczącą funkcjonowania Usługi.
  2. Reklamacje należy składać drogą elektroniczną na adres e-mail: [email protected], z tytułem wiadomości: „Reklamacja – GapRoll".
  3. Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikacyjne Klienta (nazwa firmy, NIP), opis stwierdzonej nieprawidłowości oraz datę jej wystąpienia.
  4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania i informuje Klienta o wyniku drogą elektroniczną.
  5. W przypadku reklamacji niemożliwej do rozpatrzenia z powodu braku wymaganych danych, Usługodawca wezwie Klienta do jej uzupełnienia w terminie 7 dni roboczych.

§ 12. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.

Wszelkie spory wynikające z Umowy lub z nią związane będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, tj. sąd we Wrocławiu.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. oraz RODO.

Jeżeli którekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień. Strony zobowiązują się zastąpić nieważne postanowienie postanowieniem jak najbliższym jego celowi gospodarczemu.

Załączniki do niniejszego Regulaminu stanowią jego integralną część:

  1. Załącznik 1 — Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA);
  2. Załącznik 2 — Zastrzeżenie AI (AI Disclaimer).

Regulamin wchodzi w życie z dniem 13 kwietnia 2026 r.

Headframe sp. z o.o.
działająca pod marką GapRoll
Wrocław, ul. Leszczyńskiego 4/77, 50-087 Wrocław

Wersja: 1.0 | Data: 15 marca 2026 r.